Was ist ein Gantt-Chart?

Ein Gantt-Chart ist ein Projektmanagement-Tool, das den Fortschritt von Aufgaben über eine Gesamtzeitleiste für ein Projekt hinweg anzeigt — ähnlich wie bei einem Balkendiagramm. Links finden Sie eine von oben nach unten über die Seite laufende Liste von Aufgaben oder Ereignissen. Ganz oben befindet sich eine Zeitleiste, die sich über die gesamte Länge des Projekts erstreckt. Aufgaben wird ein Zeitrahmen zugewiesen, und dann wird ein Balken dafür erstellt (wobei das Start- und Enddatum dieser Aufgabe der Balken ist).

Es gibt verschiedene Möglichkeiten zur Personalisierung des Diagramms oder zur Aufnahme zusätzlicher Informationen. Verschiedene Farben können verschiedene Projektphasen anzeigen. Die richtige Abteilung oder die richtigen Ressourcen können mit Beschriftungen zugewiesen werden. Pfeile können die wechselseitige Abhängigkeiten zwischen Aufgaben anzeigen. Und sobald die Aufgaben abgeschlossen sind oder ausgeführt werden, kann sich die Farbe des Balkens ändern, um dies widerzuspiegeln.

Das Gantt-Chart wurde erstmals Mitte der 1890er Jahre vom polnischen Ingenieur Karol Adamiecki erstellt, der es ein Harmonogramm nannte. Er leitete Stahlwerke in Polen und interessierte sich für Projektmanagementtechniken. Fünfzehn Jahre später schuf ein amerikanischer Ingenieur, Henry Gantt, seine eigene Version des Diagramms und machte es populär.

Heute werden Gantt-Charts weltweit verwendet und sind eine anerkannte Methode zur Verfolgung von Projektzeiträumen.

Warum einen Gantt-Chart verwenden?

Ein Gantt-Chart ist eine außergewöhnliche Möglichkeit, eine Reihe wichtiger Informationen darzustellen:

• die gesamte Länge des Projekts
• alle Aufgaben im Projekt (oder in dieser Phase des Projekts)
• die Dauer der einzelnen Aufgaben
• sich überschneidende Aufgaben
• den Zusammenhang der einzelnen Aufgaben

Noch wichtiger ist, dass das Gantt-Chart für die Einhaltung von Projektterminen unerlässlich ist. Wenn ein Projekt beispielsweise die Verlegung einer Gasleitungsinstallation vorsieht, die abgeschlossen sein muss, bevor der Elektriker beginnen kann, und die Verkabelung vor den Klempnerarbeiten erfolgen muss, können kleine Verzögerungen die Aufgaben weiter nach unten und möglicherweise das Enddatum des Projekts verschieben.

Ein Gantt-Chart ist in vielen Phasen eines Projekts hilfreich, nicht nur am Anfang:

• Verfolgung von Projektplänen
• Fortschritt der einzelnen Aufgaben
• Ressourcennutzung in den einzelnen Aufgaben (wenn bspw. eine Scherenhebebühne vorhanden ist und der Elektriker sie verwendet, wenn der Klimaanlageningenieur sie benötigt)
• Identifizierung von Urlaubszeiten und schnell ablaufenden Zeitfenstern

Best Practices für Gantt-Charts

Ein Gantt-Chart für ein Projekt oder eine Organisation funktioniert mit den Best Practices:

1. Geben Sie Aufgaben in Gruppen ein: Dadurch können die Leser leicht verstehen, was sie sich ansehen.
2. Gliedern Sie Aufgaben in kleinere Teile auf: Gantt-Charts funktionieren am besten, wenn Aufgaben detailliert beschrieben werden.
3. Identifizieren Sie verantwortliche Teams: Die Zuweisung einer Aufgabe pro Team oder Unternehmen sorgt dafür, dass die Mitarbeiter zur Rechenschaft gezogen werden und verbessert die Ressourcenplanung.
4. Geben Sie genaue Start- und Endtermine ein: Dies ist wichtig für eine gute Planung. Wenn die genauen Termine noch nicht sicher sind, geben Sie Ihre beste Schätzung an.
5. Feiertage und Urlaub einbeziehen: Sie möchten, dass das Projekt so präzise wie möglich geplant wird. Berücksichtigen Sie deshalb Feiertage und Urlaubszeiten. Planen Sie im Zweifelsfall zusätzliche Zeit als Puffer ein. Prüfen Sie immer die Verfügbarkeit der Mitarbeiter.
6. Notieren Sie sich Abhängigkeiten: Eine Aufgabe muss unbedingt abgeschlossen sein, bevor die nächste beginnen kann.
7. Verwenden Sie Hinweise: Notieren Sie sich alle möglichen relevanten Informationen. Wenn der Projektmanager nicht anwesend ist, sollte jeder andere in der Lage sein, das Projekt aufzunehmen und zu verstehen, was passiert.

Alternativen zu einem Gantt-Chart

Netzplandiagramme

Netzplandiagramme sind Gantt-Chart visuell überlegen, da sie einfach sind und Aufgabenbeziehungen klar und übersichtlich darstellen. Sie sind jedoch nicht so intuitiv wie Gantt-Charts.

Das Diagramm ist ein visuelles Bild des gesamten Projekts, wobei der längste Weg zwischen den Aufgaben der Gesamtzeitraum oder der „kritische Pfad“ ist. Es verwendet Pfeile und Formen, um Aufgaben und die Pfade zwischen Pfaden zu erstellen.

Zeitleiste für das Projektmanagement

Stellen Sie sich einen einzelnen Balken vor, der eine chronologische Abfolge von Ereignissen zeigt. Keine komplizierten Details, keine zusätzlichen Informationen. Eine Projektmanagement-Zeitleiste zeigt den Beteiligten einfach die allgemeine Ansicht eines Gesamtprojekts ohne die feineren Details an.

Diese Diagramme eignen sich zwar hervorragend für einen Überblick, können aber ein Gantt-Chart nicht ersetzen.

Kanban-Tafel oder Scrum Board

Die Verwendung eines Kartensystems, das verschoben werden kann, macht Kanban-Tafeln oder Scrum-Boards extrem flexibel. Alle Kollegen erkennen auf einen Blick, in welchem Status sich die Aufgaben befinden. Das vereinfacht die Kommunikation. Diese Tafeln können physisch oder virtuell sein und im Team erstellt werden, um Sprints zu verwalten. Sie sind leicht zu modifizieren, anzupassen und zu verstehen. Diese Tafeln sind im Wesentlichen eine Haftnotiz, die in einer Spalte platziert wird.

Ein Scrum-Board ähnelt einem Kanban-Board, da Sprints chronologisch angeordnet sind. Es gibt vertikale und horizontale Reihen, mit denen die Aufgaben der einzelnen Sprints verfolgt werden. In der Regel umfassen die Spuren „Zu erledigen“, „Wird bearbeitet“, „Testen“ und „Fertig“ Eine Kanban-Tafel ist zwar für die Softwareentwicklung geeignet, aber möglicherweise nicht für andere Projekte.

PERT-Diagramm

Ein PERT-Diagramm (Program Evaluation Review Technique) verwendet eine Reihe von Kästchen und Pfeilen, um ein Projektlayout zu erstellen. Das Diagramm umfasst Unteraufgaben, Abhängigkeiten, Meilensteine, kritische Pfade und Planungsdetails. Es ist kein Balkendiagramms, sondern sieht wie eine Reihe von Tabellen, die mit Pfeilen zu einem funktionsübergreifenden Flussdiagramm verbunden sind, aus.

Vorteile von Gantt-Charts

Klare Darstellung der Informationen

Das Layout und Design eines Gantt-Charts erleichtert, auf einen Blick zu erkennen, was passiert. Aufgaben, Unteraufgaben, Meilensteine und Projekte sind leicht erkennbar. Sie können auch die den Aufgaben zugewiesenen Teammitglieder, den Projektstatus, den Prozentsatz des abgeschlossenen Projekts und ausstehende Arbeiten anzeigen.

Sobald das Diagramm erstellt und verteilt wurde, sollte das Team seine Aufgaben, die sie betreffenden Zeitrahmen und den Gesamtstatus des Projekts leicht sehen können.

Bessere Ressourcenzuweisung

Wenn für mehrere Aufgaben dasselbe Gerät oder dasselbe Team erforderlich ist, zeigt ein Gantt-Chart deutlich an, wo und wann es eingesetzt werden kann. Es ist einfach zu erkennen, wann Teams oder Geräte zu stark ausgelastet sind, sodass der Projektmanager Maßnahmen ergreifen kann, um Verzögerungen zu vermeiden.

Verwaltung der Aufgaben

Teammitglieder können sehen, wann sie für eine Aufgabe benötigt werden, und können ihre Arbeitsbelastung entsprechend planen. Wenn das Diagramm problemlos innerhalb einer Organisation geteilt werden kann, wissen alle Beteiligten, wo das Projekt steht und wie es voranschreitet.

Komplexes Informationsmanagement

Während eine Liste von Aufgaben oder alternativen Projektmanagement-Diagrammen für kleinere Projekte funktionieren kann, ist ein Gantt-Chart das einzige Mittel, das für große, komplizierte Projekte komplex genug ist.

Nachteile von Gantt-Charts

Sie können schwer verständlich sein

Gantt-Charts können kompliziert werden, wenn alles hinzugefügt und farblich gekennzeichnet ist. Ressourcen, Abhängigkeiten, Fristen, Verzögerungen und Meilensteine machen aus einem perfekt lesbaren Diagramm etwas, das studiert werden muss, um verstanden zu werden.

Flexibilität

Gantt-Charts fehlt die Flexibilität. Wenn ein Projekt mit einem agilen Konzept arbeitet, werden Gantt-Charts zu umständlich. Jeder Tag erfordert eine Neuplanung, um die Flexibilität des Projekts widerzuspiegeln.

Zeitaufwändige Aktualisierung

Ein Projekt zu aktualisieren ist viel Arbeit. Infolgedessen können einige Änderungen übersehen werden, wodurch das Diagramm veraltet und eine effektive Kommunikation behindert wird. In der Vergangenheit wurden Gantt-Charts von Hand auf Papier erstellt, sodass das Projekt jedes Mal neu gezeichnet werden musste, wenn sich etwas änderte. Eine Verschiebung? Eine Überarbeitung. Ein Problem bei der Materialbeschaffung? Eine weitere Verzögerung, eine weitere Neuerstellung.

Mit dem Aufkommen von Projektmanagement-Software wird dieser Aufwand jedoch erheblich reduziert und viele Programme können automatisch nach Bedarf angepasst werden.

Schwierige Kooperation

Viele Projektmanagement-Softwareoptionen erschweren die Zusammenarbeit oder machen sie fast unmöglich. Gantt-Charts sind auch schwierig zu drucken und zu teilen.

Wann sollten ein Gantt-Chart verwendet werden?

Wenn Ihr Projekt komplex ist und über zahlreiche Teams oder geografische Standorte verteilt ist, ist ein Gantt-Chart die einzige Option. Kleinere Projekte oder Softwareentwicklungen können zwar mit einer Kanban-Tafel oder einem Scrum-Board verwaltet werden, sind aber nicht komplex genug.

Wenn das Unternehmen über hervorragende Software verfügt, kann dies die meisten mit Gantt-Charts verbundenen Herausforderungen überwinden. Teams können Filter und Sichtbarkeit ändern, um sie bei der Terminierung und Planung zu unterstützen. Ein gut verwaltetes Gantt-Chart ermöglicht Rechenschaftspflicht, Transparenz und einfache Verwaltung. Sie sollten eine optimale Ressourcenzuweisung gewährleisten und Maßnahmen zur Zeitersparnis und Steigerung der Produktivität beinhalten. Schließlich ermöglichen Gantt-Charts datenbasierte Entscheidungen und den rechtzeitigen Abschluss von Projekten.